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ASAMBLEAS “A DISTANCIA” EN MUTUALES
Introducción
En el marco de la Pandemia del Covid-19, ajustándose al Decreto de Necesidad y Urgencia 297/2020 y en la medida que perduren las prohibiciones, limitaciones o restricciones de la libre circulación de las personas en general, el Instituto Nacional de Asociativismo y Economía Social ha dictado la Resolución 358/2020 publicada en el Boletín Oficial de la Nación el 26-06-2020 dictando una serie de medidas para no obstaculizar la convocatoria y celebración de las Asambleas de las Mutuales y Cooperativas en la modalidad de “a distancia”, siempre que se cumplan una serie de recaudos mínimos.
Téngase presente otros Organismos de Control (Comisión Nacional de Valores [i], Inspección General de Justicia[ii]).
Pautas a considerar:
Código Civil y Comercial de la Nación
Una consideración es que dicha opción esta prevista en el nuevo Código Civil y Comercial de la Nación que introdujo una serie de innovaciones en materia de uso de “herramientas tecnológicas”. Entre ellas en la Sección 3° Personas Jurídicas Privadas, se encuentra el Articulo 158 que expresamente dice:
ARTICULO 158.- Gobierno, administración y fiscalización. El estatuto debe contener normas sobre el gobierno, la administración y representación y, si la ley la exige, sobre la fiscalización interna de la persona jurídica.
En ausencia de previsiones especiales rigen las siguientes reglas:
- a) si todos los que deben participar del acto lo consienten, pueden participar en una asamblea o reunión del órgano de gobierno, utilizando medios que les permitan a los participantes comunicarse simultáneamente entre ellos. El acta debe ser suscripta por el presidente y otro administrador, indicándose la modalidad adoptada, debiendo guardarse las constancias, de acuerdo con el medio utilizado para comunicarse;
- b) los miembros que deban participar en una asamblea, o los integrantes del consejo, pueden autoconvocarse para deliberar, sin necesidad de citación previa. Las decisiones que se tomen son válidas, si concurren todos y el temario a tratar es aprobado por unanimidad.
En el caso que nos ocupa, la Resolución 358/2020, permite que las entidades bajo el control del INAES podrán realizar sus asambleas en los términos previstos en su articulado.
Propuesta del presente Trabajo
Tal como fuera indicado en el título del presente trabajo, se tratará únicamente para el caso de MUTUALES y abarcará dos aspectos: el marco normativo aplicable y una serie de recomendaciones a los fines de un acabado cumplimiento no solo de las normas sino también de las sanas prácticas para un correcto funcionamiento de la Asamblea, tanto en lo referido a los aspectos formales como la observación de uno de los Principios del Mutualismo como es la “Organización democrática” que requiere que los socios participen en forma libre, accesible y transparente.
Marco normativo
Si bien la Resolución 358/2020 “permite” que las Asambleas que se efectúen en la modalidad “a distancia” tanto la convocatoria como el funcionamiento; las mismas deben ajustarse a un marco normativo que regula ambas instancias: desde la convocatoria hasta el reporte post asambleario.
Se indica el marco normativo aplicable tanto en forma directa como en forma supletoria.
Se recomienda una revisión exhaustiva de los instrumentos indicados a los fines de determinar cuál será el modo, forma y vía para poder cumplir, especialmente los puntos que exigen publicaciones y/o puesta a disposición de diversos elementos que deben ser sometidos a consideración de la asambleístas, caso de Memoria, Balances, proyectos de Reglamentos, proyectos de modificaciones de Estatutos, Reglamentos, solicitud de autorizaciones para actos de disposición (compra, venta, etc.) que expresamente se requiere autorización de Asambleas, etc.
Pautas para cumplir los aspectos normativos:
Elección de Plataforma para la Asamblea:
Necesariamente se deben seleccionar una Plataforma en la Web para poder realizar la Asamblea y la misma debe satisfacer todas las pautas establecidas en el Resolución 358/2020.
Para la selección se debe tener un mínimo asesoramiento para saber qué plataforma es una herramienta útil.
En el mercado existen varias opciones, y hasta algunas gratis. Lo que se debe tener en cuenta que esas alternativas gratuitas suelen tener un tope en la cantidad de usuarios, uso limitado de tiempo y funciones restringidas. Se deberá contar con una plataforma que garantice el acceso a todos los potenciales asistentes y que no tenga interrupciones
Capacitación en el uso de las herramientas tecnológicas en todo el proceso:
El proceso asambleario en todas sus etapas se desarrolla y desenvuelve en la Web. En cada una de las etapas participan distintos actores, tales como Directivos, Fiscalizadores, Asesores, Socios y sobre todo la exigencia del Artículo 7° que requiere la presencia virtual de un veedor del INAES o del Órgano Local competente.
El nivel de conocimiento de uso de la web puede generar una conflictividad que impida el uso de algunos elementos esenciales en el proceso asambleario: participar, deliberar, mocionar, hacer uso de la palabra, votar, etc. Téngase presente que el marco normativo vigente y aplicable a esta modalidad “a distancia” está redactada en la perspectiva de funcionamiento “presencial” que tiene una vieja tradición parlamentaria [iii]. Considero que todo el proceso debe ser acompañado por un responsable (asesor, empleado, empresa, etc.) que cuente con el debido conocimiento y habilidad para asistir en todo el proceso.
Un elemento para considerar es contar con una buena conectividad medida en “ancho de banda” de modo que permita una sostenibilidad en la conexión y evitar que se produzcan interrupciones que invaliden el proceso asambleario.
CONVOCATORIA:
La convocatoria la realiza el Consejo Directivo, para lo cual necesariamente la sesión se debe realizar en el marco de la Resolución 146/2020 del INAES que permite las reuniones “a distancia” por intermedio de alguna de las plataformas disponibles. La misma, además de fijar el Orden del Dia de los temas a tratar, debe fijar LUGAR, DIA Y HORA.
Y aquí tenemos la siguiente cuestión:
Que para el día fijado se haya dispuesto el cese total o parcial de las medidas sanitarias que no impidan que la Asamblea se realice en forma presencial. Tal circunstancia debería ser reflejada en el acta de convocatoria y en la publicación de la misma, en dónde ADEMAS se debe establecer en sustitución de la indicación del lugar físico (sede social por ejemplo), el sitio web seleccionado identificado con la mayor precisión tanto para el “ingreso a la Asamblea” como para el acceso de la información y a la documentación que se tratara(Memoria, Balance, informe de Junta Fiscalizadora, proyectos de modificaciones de estatuto y/o reglamentos existentes, reglamentos de nuevos servicios, etc.).
A título de ejemplo se ilustra con el siguiente modelo:
“Por Acta de Reunión de Comisión Directiva del 17/06/20, se convoca a los asociados a Asamblea General Ordinaria, a celebrarse el 22/07/20 a las 20.00 hs. Se les informa, asimismo, que para el caso de qué, llegada esa fecha, se hubiere levantado el Aislamiento Social y Preventivo Obligatorio dispuesto por el PEN, dicha asamblea será realizada en la sede social sita en San Martin 250, de la localidad de …………, del Departamento ……………, Córdoba. Que, para el caso de que llegada esa fecha, se mantuviere dicho Aislamiento Obligatorio y/o la imposibilidad de realizar asambleas bajo la modalidad presencial y en concordancia a lo dispuesto por el Instituto Nacional de Asociativismo y Economía Social en su Resolución 358/2020 la Asamblea será realizada mediante la modalidad A DISTANCIA, mediante el uso de la Plataforma Digital Zoom, los socios deberán enviar un mail a mutualxx.org.ar para solicitar el ID y clave de acceso, para tratar el siguiente orden del día: 1) Designación de dos asociados que suscriban el acta de Asamblea junto al Presidente y Secretario (solo para el caso de Asamblea bajo la modalidad presencial); 2) Motivos por cuales se convocó fuera de término (cuando corresponda); 3) Consideración de la Memoria, Balance e Informe de Junta Fiscalizadora para el ejercicio cerrado el …/…/…..
La documentación estará disponible en los plazos de ley en la Secretaría de la institución o bien en la página web: www.mutualxx.org.ar”
Voto secreto
La convocatoria no podrá someter a consideración de los socios, puntos y/o temas que requieran el voto secreto (tal es el caso de las elecciones de miembros de Consejo Directivo y/o Junta Fiscalizadora) como cualquier otro caso que estatutariamente tenga tal previsión o requisito.
Mandatos vencidos
En caso de que los mandatos se encuentren vencidos ala vigencia del Aislamiento Social, Preventivo y Obligatorio, el INAES dictó la Resolución 145/2020 por la cual extendió los mandatos, según versa el Art.2°: Los miembros de los órganos de dirección y de fiscalización privada de las cooperativas y mutuales permanecerán en sus cargos hasta su reemplazo por las Asambleas que se realicen una vez finalizadas las medidas que impiden su normal funcionamiento institucional, dentro de la normativa señalada en el artículo anterior.
En ese caso, se deberá realizar una reunión de Consejo Directivo para reflejar el uso de la consideración brindada por la citada Resolución a todos los efectos legales que deban oponerse ante propios y terceros (bancos, organismos de control, etc.)
CONSIDERACIONES POST CONVOCATORIA:
Durante el tiempo que va desde la Convocatoria y su publicación (habitualmente en el Boletín Oficial local), transcurre un plazo no menor de 30 días (plazo legal) en que además de remitir la información PRE ASAMBLEARIA al INAES (Vía TAD) y al Órgano Local por la vía que éste haya asignado, se debe considerar que se ha convocado para que la Asamblea pueda realizarse en forma “presencial” en caso que se haya normalizado la situación sanitaria de modo que las autoridades respectivas permitan la reunión de personas en la cantidad que pueda asistir a la Asamblea en el sitio publicado.
En caso de que las normas sanitarias indiquen la imposibilidad de reunirse en forma presencial, se realizará en la modalidad “a distancia”, tal como como versa el acto que convocó. La opción de “presencial” o “a distancia” será develada al momento previo del día y hora fijado, con lo cual se deberá adecuar los procedimientos post convocatoria en forma paralela y simultánea, para poder sesionar en ambas modalidades.
En ese espacio de tiempo, se sugiere tener en cuenta:
Documentación a tratar en Asamblea y Padrón de Asociados:
Los Estatutos Sociales comprenden una exigencia hacia el Consejo Directivo que se trata de:
- 10 días (usualmente hábiles) se debe poner a disposición de los socios el siguiente material: a) Copia de la Convocatoria; b) Balance; c) Memoria; d) Informe de Junta Fiscalizadora y e) toda otra documentación que se trate en la Asamblea (modificaciones de Estatuto, Reglamentos, nuevos Reglamentos, etc.)
- 30 días (usualmente no hábiles) se debe publicar en un lugar visible el Padrón de Asociados habilitados a participar en la Asamblea, con una actualización cada 5 días.
A fin de cumplimentar, necesariamente se deben arbitrar los medios para que ambos puntos estén disponibles tanto para la modalidad “presencial” como la de “a distancia”, para lo cual se deberá además de los soportes físicos contar con los mismos en soporte digital en algún sitio de la web para que los socios puedan acceder a los mismos.
Se sugiere la publicación en la página web de la entidad o bien resolver que se pueda enviar por mail a la casilla de los socios, o en algunas de las redes sociales que ofrecen esos servicios.
Registro de Asociados para participar en la Asamblea:
Se mencionó que unos de los elementos que se deben observar es tomar los recaudos que por un lado permitan acceder a la modalidad “a distancia”, que sea accesible,pero la misma debe estar enmarcada en normas de seguridad a fin de evitar que participen personas ajenas a la entidad o bien que no se cumplan los requisitos estatutarios pertinentes.
A tal fin se sugiere que se adopten medidas que cumplimenten ambas aspiraciones: participación y seguridad en forma simultánea. Las opciones es registrarse en forma previa con debida antelación de modo que se permita la individualización del asociado; si cumple los requisitos estatutarios, etc.
Para tal cometido existen herramientas con diverso grado de sofisticación que cubren todo el proceso incluyendo claves de acceso únicas e intransferibles. Tal como fuera indicado en párrafos anteriores, se deberá contar con el respectivo asesoramiento especializado a fin de satisfacer todos los puntos necesarios, tantos los legales como los de nuevo estilo que se implanta con las modalidades “a distancia”.
Difusión, Asistencia, Soporte de Ayuda a los Asociados:
Se sugiere que todo el proceso de convocatoria, difusión, disposición de la documentación, información, etc., pueda estar contenida en una GUÍA que unifique la pautas para que exista claridad para todos los actores y de aquellos que también participan indirectamente que son por ejemplo los empleados con los cuales los asociados tienen habitualmente contacto.
Se sugiere la distribución de la Guía por alguno de los accesibles medios de comunicación (WhatsApp) o redes sociales. Igual criterio para que los socios cuenten con un número telefónico; una línea para consultar por chat; un soporte de atención, etc.
Téngase presente que el uso de tecnologías como las propuestas deber ser utilizadas por asociados que a veces por diversos motivos (edad, desconocimiento, etc.) no cuentan con las habilidades desarrolladas para la propuesta que hace la mutual y que son invitados a participar del acto institucional más importante de la entidad como es la Asamblea de Socios. Es responsabilidad de la entidad de proveer toda la información, asistencias y protección tanto del acto asambleario como la participación democrática de los asociados
ASAMBLEA:
Nos concentraremos en analizar los aspectos relacionados para cuando la Asamblea se desarrolle en la modalidad “a distancia” para que se consideren la mayor cantidad de puntos que demanda la atención para un correcto desarrollo del acto, tanto desde el punto vista legal como el de funcionamiento.
Se va a citar el Art. 2° de la Resolución 358/2020 a los fines de contar la referencia necesaria:
Artículo 2: La entidad deberá garantizar que el sistema elegido admita la libre accesibilidad a las reuniones de todos los asociados, con pleno ejercicio de sus derechos políticos permitidos. La imposibilidad de garantizar el acceso en estas condiciones obstará la realización de las Asambleas por este medio. El canal de comunicación debe permitir la transmisión simultánea de sonido e imágenes en el transcurso de toda la reunión y su grabación en soporte digital. Se deberá definir cuál será el sistema utilizado para la realización de las votaciones, el mismo deberá contar con la posibilidad de emitir el voto de manera clara y de fácil contabilización ante cada moción.
Tal anunciado exige una precisa acción para satisfacer el requerimiento legal establecido:
El acceso desde cualquier plataforma disponible, exige la identificación del usuario, como puede ser el DNI, el mail o la denominación de un usuario preestablecido.
Clave de Acceso:
Es habitual contar con una clave de acceso o PIN vinculada a una persona que es de uso exclusivo e intransferible. Tal combinación da la seguridad que la persona que participa es un asociado de la entidad y que cumple con los requisitos estatutarios. Se deberá indicar la cantidad de socios registrados al momento del horario indicado y precisar en forma clara si se ha logrado el quórum para sesionar. Se recomienda que antes de analizar cada uno de los puntos, se cercioren las autoridades de la Asamblea que se haya revisado que los asistentes tengan el acabado conocimiento de cómo van a participar, repasando con una explicación los distintos pasos.
- Participación, Uso de la Palabra; Votos; Registro de Votos:
“La Asamblea es un órgano parlamentario que se reúne para tomar alguna decisión en forma conjunta”[iv].
El término “parlamentario” es central en una Asamblea y la “decisión” es el fin último de esa modalidad de “parlar” o “hablar”. Esa forma debe estar garantizada en la modalidad “a distancia” para lo cual deben establecerse en forma previa;convendría al momento de la apertura del acto, indicando las pautas sobre las cuales se desarrollará la Asamblea, señalando con precisión como se confeccionará la lista de oradores al momento de tratar cada punto para evacuar dudas, realizar preguntas, formalizar mociones, etc.
Habiéndose agotado el tratamiento de un punto del Orden del Día, y previo al paso a la votación, se debe indicar las pautas para ejercer el voto en un todo de acuerdo con la plataforma que se haya seleccionado. Si el voto es de simple aprobación (caso de escrutinio de los que aprueban y los que desaprueban) o bien si el voto es la modalidad“nominal”, que suele rescatarse en algunos Estatutos que requieren que el socio expida a viva voz su decisión.
La Resolución 358/2020 en su Artículo 5°, expresamente indica:Deberá dejarse constancia en el acta las personas humanas y el carácter en que participaron en el acto a distancia; el lugar donde se encontraban; así como los mecanismos técnicos utilizados.
Asimismo, el Artículo 6°, indica: Sin perjuicio de la transcripción del acta de Asamblea en el libro pertinente, el Órgano de Dirección debe conservar una copia en soporte digital de la reunión por el término de CINCO (5) años, la que debe estar a disposición de cualquier asociado que la solicite.
Huelga ampliar las claras y precisas indicaciones al respecto del Registro de la Asamblea:Acta y Copia de Soporte Digital.
- Control del Acto Asambleario:
Requiere especial mención lo establecido por el Artículo 7° de la Resolución 358/2020 que impone una exigencia de cumplimiento obligatorio: que el INAES o el Órgano Local competente designe un veedor del acto asambleario.
No es un detalle menor, toda vez que resulta de difícil cumplimiento que los Organismos de Control que están sometidos a las limitaciones de las medidas sanitarias que abarca que los dependientes, empleados y/o asesores no estén prestando sus servicios en forma normal. Se considera que el pedido de un veedor se deberá cursar por simple nota y canalizarla por las vías habilitadas en cada caso, TAD en el INAES, herramienta similar en los Organismos Locales que cuente con alguna versión similar, o la tradicional presentación por la Mesa de Entrada.
Es un interrogante aun no develado y que precisará seguramente que las autoridades se expidan al respecto, en la medida que las entidades consulten. Un interrogante que se puede presentar es que una entidad haya agotado todas las instancias preparatorias para realizar una Asamblea “a distancia”; haya realizado el pedido de un Veedor a los organismos citados y que el Veedor no asista a la sesión ¿cuál es el estatus jurídico sobrevenido? ¿es válida la Asamblea de una entidad mutual en la que no asista el Veedor…? Considero que la entidad debe agotar todas las instancias que van desde el pedido de un Veedor, como la insistencia en la designación antes del día y hora de la Asamblea.
En caso de que no asista, considero que la Asamblea puede sesionar y poner a consideración de la autoridad que lo requiera el material digital (imágenes, audio, registros de chats, etc.), entendiendo que será válida la Asamblea en la medida que no se detecten irregularidades que invaliden el acto y se lo declare ineficaz.
Es una controversia en la que se deberá ajustar a lo indicado por el Artículo 158 del Código Civil y Comercial de la Nación.
Además, el Artículo 7° le da un rol protagónico a la Junta Fiscalizadora, que resultará de importante validez cuando surjan divergencias, necesidad de aclaraciones y hasta de prueba sobre el desarrollo de la Asamblea.
Artículo 7°: El órgano de fiscalización deberá ejercer sus atribuciones durante todas las etapas del acto asambleario, a fin de velar por el debido cumplimiento a las normas legales, reglamentarias y estatutarias, con especial observancia a los recaudos mínimos aquí previstos. Será obligatoria la intervención de un veedor del INAES y/o del Órgano Local competente.
Conclusiones:
- La normativa bajo análisis en este trabajo viene a cubrir un espacio en donde la Pandemia del Covid-19 disparó una serie de medidas sanitarias que han venido alterar el normal desarrollo de las actividades, tanto en el funcionamiento como en sus aspectos legales. Una de esas actividades es la Asambleas de la Mutuales.
- Las normas previas, la Resolución 145/20 y 146/20 del INAES, marcaron la línea que viene a completar”la Resolución 358/2020.
- Que la decisión adoptada es similar a las dictadas por otros organismos: CNV, IGJ, etc.
- Que dado el aun irresuelto procedimiento de salida de las restricciones que imponen las medidas sanitarias, indica que la opción prevista será utilizada por varias entidades que prefieran regularizar la situación pendiente de convocar y desarrollar la Asamblea con las implicancias y derivaciones legales que emanan tanto para propios como terceros.
- Qué, al momento de este trabajo,se encuentran pendientes las Asambleas para los ejercicios cerrados hasta Febrero/2020. Que las aprobaciones son indispensables para posteriores actos administrativos en Bancos, AFIP, etc.
- Que el ejercicio de la opción de desarrollar la Asamblea “a distancia” requiere un “aggiornamento” de la entidad a fin de contar en forma eficaz y eficiente las herramientas tecnológicas que se requiere para cumplir acabadamente lo indicado en forma aun imprecisa por la Resolución 358/2020. Quedando pendiente de Resolución, que el impedimento de contar con un veedor de validez a la Asamblea.
- Que es un desafío para las entidades mutuales (de todos los grados) esta propuesta.
Cr. Héctor Martiniano Pajón
Asesor de Mutuales
Correo: hmpajon@gmail.com
Celular 54 9 351-5191822
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[i] Resolución 830 de la CNV
[ii] Resolución 11/2020 de la Inspección General de Justicia.
[iii] 1 v. intr. Hablar dos o más personas entre sí- 2. Hablar dos o más personas entre sí para intentar solucionar un asunto
[iv] Cita del libro Manual de Gobernanza en Asociaciones Civiles Editorial La Ley
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